Составляем деловое письмо
Деловое письмо прочно вошло в работу делового человека. Но далеко не каждый знает, как правильно его оформить, чтобы произвести должное впечатление на партнера. Прежде всего, нужно понимать, что больше всего ценится время.
Нужно учитывать это при составлении письма, чтобы его получатель не убрал его в дальний ящик из-за слишком большого объема. Письмо должно быть достаточно кратким и по-существу. Прежде чем приступить к его написанию, нужно определить, сколько аспектов вы хотите охватить. Желательно, чтобы в нем освещалась только одна тема. В противном случае необходимо их пронумеровать. Вообще в искусстве писать письма важно определить, кому вы пишите и выбрать тон письма. Он должен быть официальным в любом случае тоже время доброжелательным. Если вы пишите рукописное письмо, то подчерк должен быть разборчивым. Некрасивый подчерк, который невозможно прочитать – это проявление неуважения к партнеру, точно такое же, как и бормотать себе под нос во время вербальных переговоров.
Текст письма должен характеризовать как вас, так и отношение к переписчику. Так, например нельзя допускать фамильярность и многословность, это покажет ваше неуважение, как к вышестоящему, так и к нижестоящему коллеге. Малейшая бестактность в словах, небрежность в выражениях выставят вас в неприятном свете.
Теперь перейдем непосредственно к написанию письма:
- Письма пишутся только с одной стороны листа. Оборот должен оставаться чистым.
- Письма необходимо подписывать. В конце письма необходимо ставить дату и адрес отправителя.
- Письмо начинается с повторения в левом верхнем углу адресата, указанного в конверте.
- Начинается само письмо с обращения. Можно писать фамилию без инициалов.
- Следующие строки посвящены краткой формулировке темы. Ни в коем случае нельзя начинать письмо с местоимения «Я». Это некрасиво.
- Завершают письмо краткой формулировкой, которая определяет цель письма. Например: «Надеемся, что Вы ответите при первой возможности».
- После окончания письма ставят подпись и фамилию, ниже указывают должность и название фирмы.
- Слева письма поля должны быть одной ширины.
- Возможно вставление постскриптума, его выносят после подписи. Нужно писать P.S., а не З.Ы. Это связано с тем, что буквы P и S на русской раскладке соответственно З. и Ы. Это сокращение недопустимо для делового человека.
- Использование в письме смайлов также недопустимо.
- Перед отправкой письма необходимо тщательно проверить орфографию.
