Эффективное время в офисе

По мере достижения успехов в планировании времени начинается осознание опасности, которую представляет офисная жизнь, поскольку офисы населены разными людьми и эти люди могут распоряжаться своим временем не самым рациональным образом. Еще хуже, если они начнут злоупотреблять вашим временем или мешать вашим усилиям сотнями различных способов.

Конечно, совместная работа в группе важна и приносит удовлетворение. Но существует огромная разница между редким явлением высокоэффективной работы слаженной группы и работой большинства остальных групп. В некоторых офисах следует повесить объявление, предупреждающее о потере времени: «Внимание! Работа в этом офисе может принести вред вашему времени».

Попробуем помочь преобразовать ваш офис в платформу для эффективных действий. Начните применение принципов управления временем в офисе сразу после прочтения.

1. Работа с документами. Каждый день на вашем столе оказывается поток различных документов. Сначала рассортируйте папки с бумагами и избавьтесь от ненужных самым радикальным способом (выбросив их в корзину). Если У вас возникают сомнения, спросите себя:
«Что такое ужасное случится, если я выброшу эту бумагу?» Далее используйте один из самых рекомендуемых способов работы с бумагами: брать каждый документ в руки только один раз. Этот способ еще называют идеей, оцененной в миллион фунтов. Менеджеры, которые познакомились и применяют этот метод, сохраняют себе один час в день, или 220 часов в год. На письма или служебные записки тоже лучше отвечать сразу. Чтобы постоянно и правильно работать с документами, нужна практика и железная воля. Иногда полезно положить некоторые бумаги в выдвижной ящик стола для «вылеживания», Т.е. пока кто-то не спросит о них. Конечно, если они не относятся к срочным и важным вопросам. Тогда, возможно, они решатся без вашего участия и позволят сэкономить дорогое время.

2. Телефон работает на вас. Телефон — это мощный инструмент, позволяющий сберечь время, если им правильно пользоваться. Но он не только сохраняет время, телефонные переговоры могут сберечь деньги, избавив нас от затрат на командировки. Конечно, диалог по телефону уступает личной встрече, но он часто лучше, чем поездка или обмен письмами. Ряд исследований показал, что менеджеры могут как переоценивать, так и недооценивать время, проведенное за телефонными разговорами. Чтобы получить полную картину, попробуйте в специальный журнал регистрировать в течение одной недели время, потраченное на разговоры по телефону (используйте секундомер для точности). Возможно, вы удивитесь результатам. Для эффективного использования телефона можно предложить следующие способы: планировать звонок и четко представлять его цель, делая заметки на бумаге; группировать однотипные звонки и выделить время, когда разговоры бывают короче (например перед обедом или в конце рабочего дня); купите трехминутные песочные часы и ставьте их во время разговора для тренировки краткости.

3. Перерывы в работе. Значительная часть времени тратится на незапланированные изменения. «Время  — это портниха, специализирующаяся на переделках», — сказал писатель Фэйт Болдуин. Часто ваш запланированный день оказывается разорванным на клочки. Чтобы постороннее вмешательство не прерывало вашу работу, вы должны предусмотреть перерывы. Если вас отвлекут от работы для нового повышения в карьере, то это хороший перерыв. Для минимизации нежелательных перерывов постарайтесь придерживаться следующих рекомендаций. Установите пределы времени и придерживайтесь их. Говорите: «Я располагаю пятью минутами — уложимся ли мы в это время или назначим другое время для встречи?» Установите приоритеты выполнения плана: вы будете крайне заняты до тех пор, пока не сделаете дела в установленные вами сроки. Если к вам пришли посетители, не садитесь. Если они сели, то присядьте на край вашего письменного стола. Избегайте маленьких разговоров, когда вы заняты; это увеличивает время, расходуемое на перерывы, вдвое. Обяжите незваных посетителей быть пунктуальными. Не бойтесь прервать посетителя, спросив у него, в чем вопрос, какова цель его звонка. Жестко соблюдайте график времени, но при этом будьте любезны с людьми. Во время встречи все внимание уделяйте собеседнику. Умейте слушать. Проявляйте твердость, но при этом будьте доброжелательными и по возможности, полезными. Не позволяйте людям уйти ни с чем, если вы не в состоянии помочь им. Расположите часы таким образом, чтобы они были видны посетителю, и не бойтесь время от времени поглядывать на них. Объясните, что у вас назначена следующая встреча; невинная ложь лучше, чем грубое прерывание. Используйте беззвучный режим мобильного телефона. Если звонок важный, вам перезвонят еще раз.

4. Профессиональный ассистент. Для пр¬фессионального успеха жизненно важен персональный ассистент — «правая рука», или секретарь. Его или ее название должно отражать тот специфический вклад, который это лицо вносит в организацию. У старших менеджеров работают секретари высокой квалификации. Они оказывают ценную помощь как руководителю, так и всей организации. Секретарю необходимо иметь отличную подготовку во всех видах офисного менеджмента: он должен быть коммуникабельным и доброжелательным, владеть стенографией, уметь работать на компьютере и другой офисной технике, сортировать документы и работать с телефоном, собирать и проверять информацию, анализировать ее. Секретарь — это профессионал, который сберегает время в офисе. Автоматизация офиса помогает секретарю быстрее выполнить свои прямые обязанности (отправка электронной почты, выведение информации в бумажном виде, размножение и т.д.), поэтому теперь экономия времени происходит за чет следующих операций.

Предотвращение нежелательных телефонных звонков или личных встреч.
Посетители могут считать, что должны встретиться именно с вами, но профессиональный помощник направляет посетителя к другому лицу, которое в состоянии решить возникшую проблему.

Минимизация незапланированных перерывов.
Секретарь назначает деловые свидания на время, которое отведено для этих целей в еженедельнике руководителя, или просит звонящего перезвонить в удобное для шефа время. Профессиональный помощник самостоятельно разбирается с рутинной работой по сортировке корреспонденции. Заполняет различные бланки и анкеты и с разрешения руководителя разбирается сам с частью вопросов, а не заваливaeт стол начальника грудами писем и проспектов.

Профессиональный помощник сможет лучше управлять временем руководителя в том случае, если руководитель уважает и его время. Не надо пытаться сделать из секретаря более совершенного работника, чем сам менеджер. Необходимо попытаться сгруппировать запросы для секретаря так, чтобы у него было время их выполнить; избегать колебаний и стараться не менять своего мнения в вопросах приоритета, после того как даны указания. Хорошо сработавшийся офисный коллектив будет стремиться к достижению высокого качества работы.